En tant que freelance, s’organiser est la clé d’une activité épanouie et rentable. Pourtant, nombreuses sont celles qui peinent à trouver le bon rythme et la bonne méthode de travail. Résultat : des journées improductives, du stress, des deadlines non respectées et des clients mécontents.
Dans cet article, je te livre toutes mes astuces pour s’organiser en freelance. Au programme :
- Les outils incontournables comme Notion pour centraliser ton activité
- La méthode infaillible pour définir tes objectifs et les décliner en tâches priorisées
- Mes conseils pour gérer ton temps, respecter tes deadlines et booster ta productivité
- Comment trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Bref, tout ce qu’il faut mettre en place pour que ton activité freelance soit une réussite, aussi bien d’un point de vue organisationnel que personnel et financier.
Grâce à ces précieux conseils issus de mon expérience, tu vas enfin pouvoir travailler sereinement, gagner en crédibilité vis-à-vis de tes clients et voir tes revenus décoller. Prête à devenir une vraie LadyBoss organisée ? C’est parti !
L’importance de s’organiser en freelance
Pourquoi s’organiser est essentiel
Que tu sois entrepreneuse depuis quelques années ou bien que tu débutes, il est primordial de t’organiser efficacement dès le départ pour plusieurs raisons.
- Tu gagnes du temps : tu peux enfin faire de la création de contenu pour augmenter ta visibilité, ou bien profiter de ta famille et de ton temps personnel.
- Tu améliore ton image : tout est dans le process client, on ressent si tu es carrée et professionnelle dans ton activité.
- Tu as les bons outils : une bonne organisation passe par le choix d’outils qui vont te permettre d’automatiser ou encore centraliser une partie de ton activité.
- Ton Business ne stagne plus : parce que tu es sur tous les fronts et que tu peux développer tes revenus sereinement.
Être organisée optimise ton temps de travail et booste ta productivité. En planifiant méthodiquement tes journées, tes semaines, en te fixant des objectifs précis, tu maximises ton efficacité. Moins de temps perdu, plus de temps consacré à des tâches créatrices de valeur et structurantes pour ton activité.
Les risques de ne pas s’organiser
A contrario, ton manque d’organisation en tant que freelance peut avoir des conséquences néfastes à plusieurs niveaux.
Pour une entrepreneure débutante, le manque d’organisation et d’objectifs clairs rend difficile la structuration des journées. Sans planification, l’activité a du mal à se développer et à attirer les premiers clients. Pourtant, se fixer des priorités et des échéances réalistes est essentiel pour se discipliner et avancer.
Si ton Business fonctionne bien, une mauvaise organisation engendre du stress et de la fatigue pour toi. Constamment débordée, en retard sur tes deadlines, tu travailles dans l’urgence en multipliant les heures supplémentaires. Cette pression permanente n’est certainement pas envisageable sur le long terme et peut avoir un impact néfaste sur ta vie privée. Tu éprouves des difficultés à trouver un équilibre satisfaisant entre travail et vie personnelle.
Bref, ton manque d’organisation peut rapidement transformer le rêve du freelancing en cauchemar. D’où l’importance cruciale pour toi de bien structurer ton activité dès le départ.
Les outils incontournables pour s’organiser en freelance
Pour réussir en tant qu’indépendante, il est essentiel de bien s’organiser. Voici 3 outils incontournables pour y parvenir.
Notion
Notion est un outil très puissant et entièrement personnalisable qui va te permettre de centraliser toutes tes données professionnelles au même endroit.
Tu peux créer des pages pour chaque projet, client ou thématique, et organiser tes infos comme bon te semble. Notion est très visuel, tu as une vue d’ensemble de tout ton travail.
Tu peux aussi partager simplement certaines pages avec tes clients : documents du projet, planning, comptes-rendus de réunions… C’est un excellent moyen de collaborer.
Bref, avec Notion, tu centralises et structures parfaitement toute ton activité de freelance dans un seul outil. Et ça tombe bien, j’ai créé un Template Notion spécialement pour les Entrepreneuses.
L’agenda
Indispensable pour planifier ton temps, l’agenda te permet de noter tes rendez-vous, réunions, deadlines à ne pas rater.
Je t’invite aussi à bloquer du temps réservé à des tâches précises : rédaction d’un livrable, montage vidéo, prospection téléphonique… Cela t’aide à te focaliser dessus sans être dérangée.
Enfin, avoir une vue d’ensemble de ta semaine ou de ton mois dans l’agenda te donne un aperçu de ta charge de travail à venir et te permet de mieux t’organiser.
Les to-do listes
Les to-do listes ou listes de tâches sont parfaites pour définir tout ce que tu as à faire au quotidien.
Tu notes chaque tâche précise : relance client, rédaction article de blog, montage réel instagram… Et lorsque c’est fait, tu coches la tâche accomplie : et c’est très satisfaisant !
Tu peux aussi assigner un niveau de priorité à chaque tâche en fonction de l’urgence et de l’importance. Celles critiques à faire immédiatement, celles qui peuvent attendre un peu.
Bref, indispensable pour ne rien oublier et structurer ta journée !
Avec Notion, ton agenda et ta To-Do list, tu disposes d’une base très solide pour organiser ton quotidien d’indépendante. Ajoute à cela un soupçon de discipline et le tour est joué !
Définir ses objectifs et tâches
Pour s’organiser en freelance, il est primordial que tu te fixes des objectifs clairs, que tu les déclines en tâches concrètes et que tu priorises ces tâches. Voici comment t’y prendre.
Se fixer des objectifs SMART
La première étape est de définir tes objectifs selon la méthode SMART : ils doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Par exemple, un objectif SMART peut être : « Augmenter mon CA de 20% d’ici la fin de l’année ». Il est spécifique (augmentation du CA), mesurable (20%), atteignable et réaliste selon ton activité actuelle, et temporellement défini (d’ici fin 2024). En définissant bien tes objectifs sur le long terme et à court terme, tu pourras ensuite structurer tes actions pour les atteindre.
Les décliner en tâches concrètes
Une fois tes objectifs fixés, tu dois les décliner en tâches concrètes, en détaillant bien toutes les étapes. Par exemple, pour augmenter ton CA, tes tâches peuvent être :
- Créer du contenu sur les réseaux pour augmenter ta visibilité
- Créer des personas de tes clients cibles
- Refondre ton site web pour le rendre plus vendeur
- Etoffer ton offre de services
- Automatiser tes actions de fidélisation client
- Lancer une campagne de prospection vers de nouveaux prospects
Chaque tâche doit être précise et actionnable pour que tu puisses t’y atteler facilement.
Prioriser tes tâches
Enfin, tu dois assigner un niveau de priorité à chacune de tes tâches en fonction de deux critères : l’urgence et l’importance.
- Les tâches urgentes ET importantes sont à faire immédiatement, elles sont prioritaires.
- Les tâches importantes mais non urgentes sont à planifier à ton agenda sur le moyen/long terme.
- Les tâches urgentes mais pas importantes, tu peux les déléguer à un autre prestataire.
- Les tâches non urgentes ET non importantes, tu peux les éliminer purement et simplement de ta liste !
Avec cette méthode en 3 étapes – objectifs SMART, tâches détaillées, priorisation – tu structureras parfaitement ton action et ton temps pour avancer sereinement vers le succès en freelance !
Gérer son temps et respecter ses deadlines
Pour bien s’organiser en freelance, il est essentiel que tu gères efficacement ton temps. Voici quelques conseils pour estimer le temps nécessaire à tes tâches, te concentrer dessus, respecter des horaires fixes et demander de l’aide quand tu en as besoin.
Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche
Lorsque tu prépares ton planning, tu dois estimer le temps dont tu as besoin pour accomplir chaque tâche. Et pour que tes estimations soient réalistes :
- Base-toi sur des données concrètes et tes expériences passées, pas juste des suppositions. Combien de temps as-tu mis la dernière fois pour ce type de livrable ?
- Prévois toujours une marge, entre 5 et 10%, pour pallier les imprévus. Si tu sous-estimes systématiquement, tu seras tout le temps débordé.
Avec le temps, tu affineras tes estimations et tu pourras mieux évaluer ton temps de travail.
Se concentrer sur une tâche à la fois
Pour être pleinement efficace lorsque tu travailles, il est primordial d’éviter les distractions :
- Coupe toutes les notifications de ton ordinateur et de ton smartphone. Le moindre « bip » te sort de ta concentration. Personnellement, j’utilise l’application Jomo !
- Installe-toi si possible dans un endroit calme, à l’abri des sollicitations extérieures. Un espace dédié au travail est l’idéal.
Le multitasking est bien moins productif qu’on le pense ! Alors focalise-toi sur une tâche à la fois.
Respecter des horaires fixes
Pour structurer tes journées, il est conseillé de :
- Commencer et finir ton travail à heures régulières chaque jour. Par exemple 9h-13h puis 14h-18h.
- Prévoir des pauses déjeuner et des pauses café à intervalles fixes. Histoire de couper et de revenir plus concentrée.
Des horaires routiniers te permettent d’installer de bonnes habitudes.
Demander de l’aide
Lorsque tu croules sous le travail et que tu n’arrives plus à tout gérer, sache demander de l’aide autour de toi :
- Délègue certaines tâches à d’autres freelances. La créa, le web, la compta… tu n’es pas forcément douée en tout !
- Sollicite tes proches pour les corvées personnelles. Les courses, le ménage, t’occuper des enfants… Ils comprendront.
Ne reste pas seule face à tes difficultés, ça arrive à toutes les freelances d’être dépassées. De l’aide extérieure est vitale dans ces moments-là !
Mon programme Organise ton biz pour booster ton organisation
Organise Ton Biz est le programme idéal pour t’organiser efficacement en tant que freelance :
- 6 modules en ligne en autonomie
- Conseils et astuces avec vidéos tutos
- Accès à mon Whastapp pour échanger
- 1 Template Notion complet pour gérer ton Biz de A à Z
- Illimité dans le temps : tu auras accès à tous les updates
Laetitia, photographe freelance témoigne : « Pour moi c’est testé et approuvé ! J’ai enfin une compta claire et un suivi de mes clients efficace !”. Ce programme en ligne te donnera des résultats rapides : tu gagneras en efficacité, seras moins stressée et plus épanouie dans ton travail. Tu auras plus de temps libre pour profiter de tes proches.
Alors n’hésite plus, inscris-toi dès maintenant à Organise Ton Biz pour booster durablement ta productivité et faire décoller ton business.
Pour résumer, s’organiser en freelance signifie mettre en place des outils adéquats, te fixer des objectifs clairs, prioriser tes tâches et gérer efficacement ton temps te demandera des efforts au début.
Mais le jeu en vaut largement la chandelle !